Một trong những vấn đề khiến dự án đổ bể là do không xác định được yêu cầu người sử dụng (User Requirements). Từ những thập niên 80, việc phát triển phần mềm thế nào để thành công là một vấn đề được bàn đến rất nhiều. Có quá nhiều lý thuyết, cách thức để dẫn một dự án phần mềm đến cái đích đã được đặt ra.

Về phía người cung cấp giải pháp phần mềm, điều chúng tôi quan tâm là Tài liệu mô tả hành vi bên ngoài của ứng dụng hay hệ thống con được định danh (có tên gọi khác là Đặc tả yêu cầu phần mềm - Software Requirement Specification). Nó cũng mô tả những yêu cầu phi chức năng, các ràng buộc thiết kế và những yếu tố cần thiết khác để cung cấp một mô tả đầy đủ, toàn diện về các yêu cầu cho phần mềm.

Để phân tích và xây dựng được Đặc tả yêu cầu phần mềm, những người làm công tác kinh doanh (với dự án nhỏ ở đây là Web site của các doanh nghiệp), phải lấy Yêu cầu của người sử dụng (User Requirements). Đây là một trong những việc mà khách hàng thấy được và được tham gia vào làm việc cùng. Mục tiêu nhằm xác định toàn bộ các yêu cầu nghiệp vụ (business requirements) rõ ràng của khách hàng, các nguyên tắc quản lý (business rules) và các ràng buộc khác đối với phần mềm.

Thực tế để áp dụng một quy trình chuẩn mực, đòi hỏi khách hàng phải có một mục tiêu, kế hoạch rõ ràng với Web site, có khả năng tài chính, và tinh thần làm việc hợp tác cao độ. Thông thường doanh nghiệp Việt Nam thường xây dựng các Brochureware hoặc Interactive Website, chi phí cho một dự án cỡ nhỏ áp dụng quy trình chuyên nghiệp cũng xấp xỉ ~$1000. Tuy nhiên khi sử dụng nguồn lực không chuyên nghiệp chi phí chỉ khoảng $29, theo giá thị trường đang chào. Tình huống đặt ra với doanh nghiệp là lấy giá rẻ để có một chất lượng tương xứng hay lấy giá đắt để có một chất lượng không biết có tương xứng.

Theo khảo sát mới nhất của SQC(www.squangcao.com), bài toán đau đầu nhất của các doanh nghiệp thiết kế Web nhỏ là đào tạo khách hàng. Như chúng tôi đã đề cập trong bài viết trước, khách hàng nhiều khi không bíêt họ cần gì, họ nên làm gì để dự án Web đi đến thành công; nhiều dự án đã sụp đổ khi khách hàng khi cao hứng lại thích thay đổi một cái gì đó trong dự án hay chậm trễ cung cấp thông tin hay chậm trễ thông qua một quyết định về chức năng hay phi chức năng của Web site hay chuyển sang đối tác khác khi thấy rẻ hơn. Chính vì vậy việc có một quy trình chuyên nghiệp, bản thân trong cuộc gặp mặt đầu tiên đã đào tạo khách hàng theo một cách mà doanh nghiệp thiết kế Web nghĩ hay đánh giá là mang lại thành công cho dự án. Bằng việc cung cấp và thoả thuận quy trình làm việc, quy định làm việc rõ ràng, cởi mở với khách hàng, hai bên đã xoá đi đa số những lo lắng, rủi ro khi bắt tay thực hiện dự án.

Có thể với những doanh nghiệp khác, quy trình theo chuẩn ISO, CMM sẽ khác, ở đây chúng tôi chỉ giới thiệu phương pháp xác định yêu cầu được áp dụng với các dự án nhỏ hơn 200 triệu. Với những dự án lớn hơn sẽ áp dụng phương pháp khác để tiết kiệm chi phí, nhân sự, thời gian thực hiện dự án và các rủi ro khác.

1. Các phương pháp thường dùng

    - Nghiên cứu các phần mềm đã có: đọc tài liệu, xem ứng dụng . . .
    - Thực hiện khảo sát/phỏng vấn: đi khảo sát, đặt câu hỏi . . .
    - Trao đổi ý tưởng (Brainstorming): kỹ thuật này dùng khi phải xác định yêu cầu cho một hệ thống mới. Nó được thực hiện bằng cách yêu cầu người sử dụng nói lên ý kiến, mong muốn của họ đối với hệ thống mới sẽ như thế nào. Bằng cách tập hợp và phân tích tất cả các ý kiến, ta có thể xác định được yêu cầu nào là quan trọng và phải được đưa vào hệ thống
    - Biểu đồ chuyển trạng thái (State transition diagram): Biểu đồ chuyển trạng thái là một biểu đồ mô phỏng các thao tác tuần tự trong một hệ thống bằng cách xác định trạng thái của hệ thống cùng các điều kiện và các thao tác để chyển giữa các trạng thái này.
    - Cây quyết định (Decision tree): Cây quyết định dùng để thể hiện một quyết định của hệ thống đối với một điều kiện nào đó
    - Bảng quyết định (Decision table): Bảng quyết định dùng để thể hiện một quyết định của hệ thống đối với một tập hợp các điều kiện.
    - Xây dựng Prototype: Prototype dùng để xây dựng trước một phần hệ thống phải xây dựng, do đó khách hàng, người sử dụng hoặc lập trình viên có thể hiểu rõ hơn về một vấn đề và giải pháp cho vấn đề đó. Mục đích chính của prototype là để thiết lập nên các yêu cầu.

2. Phân loại yêu cầu

    - Yêu cầu về chức năng nghiệp vụ (Functional requirement)
    - Yêu cầu về tốc độ xử lý của hệ thống (Performance requirement)
    - Yêu cầu về giao diện (mầu sắc, phím nóng, …) (Interface requirement)
    - Yêu cầu về vận hành (Operational requirement) như: khởi tạo hệ thống, đầu cuối ngày, backup và sao lưu dữ liệu
    - Yêu cầu về kiểm tra xác nhận (Verification requirement) . Ví dụ: mọi thanh toán phải qua xét duyệt của trưởng phòng, ngồi tại máy trạm khác,…
    - Yêu cầu về nghiệm thu (Acceptance-testing requirement ). Ví dụ: ứng dụng phải được test & chạy thử trong 2 tháng.
    - Yêu cầu về tài liệu (Documentation requirement). Người sử dụng có thể đưa ra các yêu cầu về mẫu mã các tài liệu sản phẩm
    - Yêu cầu về bảo mật dữ liệu (Security requirement): bảo mật và phân quyền đến chức năng hay đến dòng dữ liệu. Phân quyền theo nhóm hay theo người sử dụng. Yêu cầu đối với hệ thống về tần suất đổi mật khẩu,…
    - Yêu cầu về nâng cấp /chuyển đổi hệ thống khi thay đổi môi trường (cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình,…) (Portability requirement)
    - Yêu cầu về chất lượng và độ ổn định của ứng dụng (Quality requirement, Reliability requirement)
    - Yêu cầu dễ bảo hành đối với hệ thống (Maintainability requirement)
    - Yêu cầu về an toàn dữ liệu (Safety requirement)

Trên đây là các thông tin về phương pháp xác định yêu cầu và các loại yêu cầu thường có của một dự án Phần mềm, tuy nhiên với doanh nghiệp VN, ít khi chỉ cung cấp phần mềm. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, ở VN là cung cấp giải pháp kinh doanh thì đúng hơn, các dự án Web site thường chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ một giải pháp mà các doanh nghiệp thường yêu cầu. Họ cần làm sao làm sao có được 100 khách hàng bên Nhật sau 3 tháng với Web site có được, họ cần sau 6 tháng có 20 từ khoá nằm trong 20 kết quả tìm kíêm của Google Việt Nam, họ cần sau 6 tháng hoạt động doanh số tăng 5%, họ cần các doanh nghiệp Ả rập bíêt đến Web site và hàng quý có 5 đơn đặt hàng mua hàng triệu cái cốc pha lê,… hay chỉ đơn giản là trong 1 giây, người truy cập tìm được mặt hàng họ mong muốn trong Web site có 1000 mặt hàng, khách hàng vào Web site cứ 3 lần/ tuần đều như vắt chanh,…

Như vậy phương pháp xác định Yêu cầu của khách hàng lại phải nâng cấp lên và có nhiều điều cần bàn hơn. Trong phạm vi có thể chúng tôi không thể trình bày hết, các bạn có thể coi chúng tôi như một đơn vị tư vấn, topic này sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến các vấn đề, giao diện, Thương mại điện tử của doanh nghiệp các bạn đang gặp phải. Nếu các bạn không ngại đặt câu hỏi.

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi nhất nhằm mục đích thúc đẩy những ý nghĩ có tính sáng tạo. Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - uỷ viên ban chấp hành một hãng quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau. Sau đây là ý kiến của ông: đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.

1 - Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt.

2 - Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ quản lí. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.

3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là:

- Không được phê phán các ý kiến
- Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích
- Càng nhiều ý kiến càng tốt
- Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác.

4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.

5 - Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề cập đến 1 cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng hộ ý kiến của người khác.

6 - Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6 người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.

7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng, hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể….?” hoặc “những gì có thể làm để……” , “làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc “phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?” .

8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi họp kết thúc?

9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp sau:

- Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác .

- Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .

- Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.

Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.

Ray Bradbary, tác giả của những cuốn tiểu thuyết khoa học viễn tưởng cho biết: Các nhà xã hội học đã xác minh được chu kỳ mà con người phải trải qua khi có được một ý tưởng hay. Hiểu rõ chu kì này sẽ giúp bạn nghĩ ra nhiều ý tưởng hơn, hay hơn…và ereka!!!

+ Chuẩn bị:
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Đây là giai đoạn giúp bạn ngẫm nghĩ và nghiên cứu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

+ Triển khai:
Nhiều nhà xã hội học tin rằng tâm thức làm việc dựa trên các vấn đề mà ta đang cố gắng giải quyết. Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề mà thay vào đó tiềm thức đảm nhận việc đó. Để tận dụng giai đoạn này hãy để những ý kiến tự xuất hiện và biến mất cũng như việc hãy để não bộ hoạt động.

+ Sự khai trí:
Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt loé lên trong đầu bạn ngay sau khi bạn ngừng suy nghĩ về vấn đề đó chưa?. Sự mở mang trí óc là tia sáng chợt loé lên ở bên trong, là ngọn đèn soi sáng trong tâm trí bạn. Nó có thể nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào cho dù bạn đang ở trong rạp chiếu phim hay đang cắt cỏ.

+ Sự kiểm tra:
Trong bước này ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự kiểm tra xảy ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý tưởng đều có thể thực hiện được trong thực tế vì vậy giai đoạn này đòi hỏi phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt gao.

E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều người, tính sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển được. Vậy bạn có muốn nâng cao khả năng sáng tạo của mình không? Bạn đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái niệm căn bản nào chưa? Bạn đã tham dự một buổi họp tập thể chưa? Hãy thử vận dụng một vài chiến lược sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:

Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh mình. Ta biết rất rõ về chiếc xe mình đang lái hay chiếc máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy photocopy đang sử dụng. Những ý tưởng hay thường xuất phát từ sự thích nghi của những ý tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý tưởng cũ.

Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Tại sao vật này lại như vậy? Nghiên cứu xem làm thế nào để làm mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách khác nhau. Tất cả chúng ta đều sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà không suy nghĩ kĩ.

Khi một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn tưởng rằng mình có thể nhớ lại nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng. Ghi lại những ý tưởng và giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính. Mỗi tháng xem lại một lần rồi phát triển dựa trên những gì đã ghi chép.

Đừng bỏ qua bất kì ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều xuất phát từ những ý tưởng dường như không thể thực hiện được tại thời điểm đó.

Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên gặp khó khăn khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh, nhưng bạn có biết rằng trực giác và linh cảm là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi của cả đời người.

Thay đổi thói quen. Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của óc sáng tạo vì thế hãy sắp xếp lại phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa với những người khác nhau, luyện tập thể thao để tinh thần sảng khoái và cơ thể khoẻ mạnh…

Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác. Giả sử bạn là một đứa trẻ, một ông lão hay người ngoài hành tinh. Làm thế nào để nhận biết từng trường hợp và phản ứng với từng đối tượng đó. Thực hiện được điều này có thể giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý tưởng mới và phát triển những ý tưởng cũ.

Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn. Lần sau nếu bạn ở trong một trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đang diễn ra xung quanh. Bạn đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt? Bạn đang ở một mình hay được mọi người vây quanh? Ngay khi xác định được việc gì khiến bạn cảm thấy hứng thú hãy sử dụng những lời khuyên bổ ích này khi cần để đạt được kết quả tốt nhất.

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
M-Measurable: Đo đếm được;
A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
R-Realistic: Thực tế, không viển vông;
Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Còn nói nghiêm túc, không lẽ người ta chỉ cần cố gắng thất bại thật nhiều là đủ để thành công, và thực tế vì sao lại có những người thất bại hoài mà không thành công?

Tôi đoán rằng cha của thành công không ai khác ngoài trí tuệ. Giả định này còn có thể đưa ta tới kết luận là người trí tuệ cũng hoàn toàn có thể sai lầm và thất bại. Thất bại không phải là một thứ mà con người có thể kiểm soát được dù anh ta có trí tuệ đến mấy đi nữa.

Trong hoạt động quản lý, hoạt động kinh doanh, chúng ta quan tâm và nói nhiều tới người con thành công, khuếch trương người cha trí tuệ và tránh nói tới người mẹ thất bại, âu cũng là lẽ đời, như người phụ nữ thường âm thầm đứng sau hào quang của chồng con vậy.

Một câu hỏi mà tôi và có lẽ nhiều người cũng từng nêu ra: liệu chỉ với người cha trí tuệ mà không cần người mẹ thất bại thì có thể sinh ra những người con thành công không? Nói một cách cụ thể và đơn giản là ta có thể dùng hiểu biết và trí tuệ tránh được mọi thất bại để có thành công không?

Câu trả lời là “có thể”, nhưng điều đáng buồn là những đứa con thành công trong trường hợp này hoàn toàn có thể có nhiều khiếm khuyết, không có nhiều cơ hội phát triển lành mạnh và lâu dài.

Không phải vô cớ mà khi được hỏi: “Ông lo ngại điều gì nhất ở con trai, một nhà doanh nghiệp trẻ thành đạt đang lên” thì một nhà tỉ phú người Mỹ đã trả lời rằng: “Điều tôi lo ngại nhất là đã ngoài 30 tuổi mà nó chưa gặp phải thất bại nào đáng kể”.

Có lẽ chẳng mấy ai ưa thất bại nhưng những người không chấp nhận sống chung với thất bại thì chẳng khác nào người muốn có gia đình hạnh phúc, con cái đàng hoàng mà lại không chịu kết hôn.

Là nhà kinh doanh, chúng ta cũng phải học cách chung sống với thất bại, chẳng thế mà trong nhiều sách quản lý Âu Mỹ người ta thường có nhóm thuật ngữ “how to survive in the market place”, dịch nôm là “làm cách nào sống sót được trong thương trường” khi nói tới sự khốc liệt của cạnh tranh chứ ít khi nói làm thế nào để thành công hoặc phát triển vượt bậc.

Câu này chứng tỏ họ rất coi trọng thất bại và coi việc vượt qua chúng mới là sống còn đối với nhà quản lý doanh nghiệp. Với họ, bạn “sống sót” có nghĩa bạn đã có thành công bước đầu quan trọng và có cơ hội phát triển. Việc chiến thắng 1-0 hay 10-0 không được coi trọng bằng việc có giành được đủ điểm để tiếp tục cuộc chơi ở vòng tiếp theo hay không.

Nhiều doanh nghiệp lớn của phương Tây không thiếu tiền bạc và trí tuệ, vậy họ thiếu thứ gì nữa để có thành công lớn hơn? Phải chăng là thiếu những bà mẹ thất bại tiềm tàng thường được gọi bằng một cái tên khác là những thử thách hoặc thách thức mới?

Nếu không phải vậy thì sao họ lại đầu tư vào chất xám (hay trí tuệ) nhiều như vậy để rồi cho ra đời những sản phẩm mới sau không biết bao nhiêu lần thất bại.

Có lẽ mục đích cuối cùng của con người là những đứa con thành công, nhưng để có một đứa con thành công họ không thể bỏ qua bà mẹ thất bại.

“Nếu bạn còn cảm thấy bị tổn thương hay bị xúc phạm khi nghe khách hàng từ chối mua hàng thì tốt nhất bạn đừng làm nghề bán hàng hoặc kinh doanh vì mỗi câu “không” của khách hàng này là một bậc thang dẫn ta lên câu “có” của khách hàng khác - đây là chiếc thang duy nhất đưa bạn lên các thành công” - Đây là câu tôi tâm đắc nhất khi tham dự một khóa đào tạo ở nước ngoài.

Và để đối mặt với câu trả lời “KHÔNG” này ta phải dùng trí tuệ, nói cách khác là sự hiểu biết của mình về sản phẩm, về thị trường, về con người, về đối thủ…

Trong thực tế, ta có thể thấy những ý tưởng, những dự định mà đa số, thậm chí trong số đó có cả những người được coi là chuyên gia và những người đầy kinh nghiệm cho là “sai bét” nhưng rồi lại rất thành công và ngược lại. Vậy vấn đề nằm ở đâu? Phải chăng nằm ở sự kết hợp giữa người cha trí tuệ với người mẹ thất bại?

1. Nắm rõ nguyên tắc thuyết trình
Mục đích: Biết mục đích của bạn là gì khi thuyết trình. Thông báo? Thuyết phục? Giải trí?
Đối tượng: Ai là đối tượng của bạn? Nhóm tuổi của họ? Họ sống ở đâu? Quan điểm, tính cách của họ?
Những vấn đề cần thiết khác: Đây là những thứ cần được sắp xếp. Bạn nên xác định lượng thời gian và thời điểm cần nói và không gian.

2. Tính thời gian hợp lý Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia.

3. Nội dung phù hợp
Khi chuẩn bị bài phát biểu, hãy xác định những gì “phải”, “nên” và “có thể” đưa đến người nghe. Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe.

4. Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn
Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần.

5. Lập dàn ý cho riêng mình
Hãy gạch ý đầu dòng thay vì dùng cả câu. Bôi đậm những chỗ quan trọng.

6. Luyện nói thật to
Bạn sẽ nói thật tự nhiên khi bạn luyện tập nhiều. Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình.

7. Dẹp bỏ sự run sợ Run sợ không phải là là điều tốt khi thuyết trình. Không có đội trưởng đội bóng nào bảo đội của mình hãy bình tĩnh ngay trước khi vào trận. Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách thở thật sâu từ cơ hoành và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công. Được chuẩn bị tốt, bạn sẽ càng tự tin.

8. Sôi nổi và nồng nhiệt
Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi phát biểu sẽ đem lại kết quả đáng ngạc nhiên cho bạn. Nếu giọng của bạn biểu cảm và cử chỉ sinh động, trông bạn sẽ tự tin và nồng nhiệt hơn.

9. Nghĩ trước tất cả những câu hỏi bạn có thể bị hỏi
Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình. Nhớ hiểu rõ câu hỏi trước khi trả lời và chú ý đến nguyên nhân họ đặt câu hỏi đó. Khi trả lời, hãy giữ ánh mắt khắp phòng bởi có thể những người khác cũng có cùng câu hỏi đó. Hãy tôn trọng mọi câu hỏi cũng như người đặt câu hỏi.

10. Tôn trọng người nghe
Tránh có thái độ ngạo mạn hoặc thiếu chuẩn bị. Miễn là bạn quan tâm đến người nghe, có sự chuẩn bị và hoàn thành tốt phần hỏi và trả lời, chắc chắn bạn sẽ thành công.

1. Phải biết mình nói gì :
Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông . Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn giả” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau.

2.Thực hành, nhưng không cần quá nhiều:
Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì. Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật. Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt lo lắng hơn.

Suy nghĩ tất cả những gì bạn nói ( lựa chọn những từ ngữ đơn giản vả phù hợp nhất , ko cần phải là hay nhất ) nhưng không bao giờ nói tất cả những gì bạn nghĩ (lời thật nhiều khi mất lòng)

3. Hãy là chính mình:
Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm thấy bị “khớp” và nghiêm túc quá mức và quên rằng tính hài hước cũng là một công cụ quan trọng của diễn giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hòa nhập với khán giả.

Không nên nói hết tất cả những gì bạn biết ( vì nói hết rùi thì lấy gì nói nữa )

Chuẩn bị trước câu trả lời cho mọi tình huống phản bác , và cả cách phản ứng khi rơi vào tình huống.

4. Khán giả là bạn bè :
Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói chuyện của mình.

Sẵn sàng đón nhận mọi sự chỉ trích và thái độ thờ ơ ( đừng tin là bạn sẽ thánh công ngay lần đầu tiên)

5. Bạn sẽ vượt qua thôi mà :
Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật manh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ! Để hiện thực hóa tất cả những lý thuyết ở trên đây , bạn phải luyên tập mỗi ngày . Hãy đứng trước gương và nói những điều bạn sắp nói , mún nói , bạn sẽ biết mình thuyết trình như thế nào . Và tin tui đi , sự chuẩn bị là không bao giờ thứa

Khi được hỏi rằng, bạn nghĩ cụm từ "Lập chiến lược cho cuộc đời" có quá to tát hay không?", bạn Nguyễn Công Chính, sinh năm 1980, từng là du học sinh học bổng AusAID của Chính phủ Úc tâm sự "Có thể ngôn từ làm nó trở nên to tát, nhưng tôi nghĩ đó là điều mà ai cũng phải làm. Tôi đã có những chiến lược cho cuộc đời mình từ rất lâu. Đó là các định hướng, phương châm sống, cách bạn tự đặt mục tiêu và cách bạn thực hiện để hoàn thành những mục tiêu đó. Đối với tôi, cuộc hành trình của cuộc đời không phải cứ đi lang thang mà phải có những đích đến, ngắn hạn cũng như dài hạn".

Nguyễn Công Chính cũng cho biết thêm mục tiêu trong 10 năm tới là điều hành một công ty thương mại điện tử hàng đầu Việt Nam với mục đích giúp mọi người Việt Nam có thể tiếp cận được các tiện nghi của thương mại điện tử và sự phát triển của công nghệ trên thế giới.

Không những đặt ra kế hoạch 10 năm, Chính còn bảo "Còn trong 30 năm tới, tôi muốn có được những ý tưởng và ứng dụng giúp thay đổi thói quen và nâng cao chất lượng sống của hàng triệu người trên thế giới, giống như công nghệ thông tin đã làm trong 30 năm nay. Đây là một mục tiêu không dễ dàng và đòi hỏi một sự nỗ lực và học hỏi liên tục, nhưng đó là một đích đến mà tôi muốn đạt tới. Chiến lược cuộc đời của tôi là làm từ những việc nhỏ, nhưng luôn phải hướng tới một mục đích lớn. Hãy làm tốt những gì mà mình làm tốt trước, nhưng phải dám chấp nhận mạo hiểm, thử thách và không ngừng học hỏi".

Chiến lược vì một cộng đồng.
Trong khi đó, bạn Ngô Tuấn, cũng một thanh niên trẻ thế hệ 8X, hiện đang là Assistant Brand Manager của nhãn hàng Lipton - tập đoàn Unilever thì tâm sự về một "chiến lược" của mình: "Ý tưởng về một quán cà phê "bán lợi nhuận" và "vì cộng đồng" cũng đã nung nấu trong tôi hơn 2 năm nay, từ lúc thấm dần dần bài hát Imagine của John Lennon và xem những hình ảnh tư liệu của anh lúc còn hoạt động cho hòa bình ở Amsterdam. Và cả chuỗi cửa hàng Oxfam ở Anh nữa, nơi mà người ta hoạt động vì người nghèo, lợi nhuận được tạo ra là để đóng góp cho cộng đồng. Ý tưởng đó khiến tôi nghĩ về một chuỗi quán cà phê mang phong cách của những nhà phản chiến hiện đại, đậm chất nhân bản.

Không khí của quán sẽ là hơi da diết nhưng không bi lụy, nơi mà mọi người đều có thể trải lòng mình ra mà hướng tới một chút "Chân - Thiện - Mỹ". Và có lẽ cái quán đó sẽ mang tên "Humanist Kafé". Và đương nhiên, lợi nhuận tạo ra từ quán sẽ được dành 50% cho cộng đồng người nghèo địa phương nơi quán hoạt động, đặc biệt là Hội trẻ em mồ côi và khuyết tật".

Ý tưởng đó của Tuấn trong thời gian qua cũng chỉ mới dừng lại ở ý tưởng vì Tuấn đang bận khá nhiều việc tại tập đoàn Unilever. Cái kế hoạch cũng đang dở dang, công cuộc huy động vốn và kiếm nguồn vốn cũng chỉ mới dừng lại ở một mảnh đất nhỏ 100m2 của bố mẹ. Nhưng những ngày gần đây, ý tưởng đó lại trở nên sôi sục hơn vì Tuấn đang cảm nhận sự ngắn ngủi của cuộc đời và tự cảm thấy hãy hành động ngay thay vì cứ sống ảo vọng trong ước mơ của mình. Chính vì vậy mà trên địa chỉ blog của cá nhân mình, Tuấn đang rủ rê mọi người cùng mối quan tâm bắt tay xây dựng chuỗi cà phê Humanist này.

Hãy bắt đầu trước khi quá muộn.

Có thể nói, trong giới trẻ, bên cạnh những bạn có những chiến lược cuộc đời bình thường, như có một công việc ổn định, thu nhập từ vài triệu đến vài chục triệu một tháng, trong vòng 2 năm đến phải có chồng, có vợ, ba năm mua được nhà, 5 năm có con… hay là những kế hoạch như mua được xe hơi, nuôi được bố mẹ già ở quê… thì cũng có khá nhiều bạn trẻ có những ước mơ lớn lao và táo bạo. Vì vậy, bạn đừng ngạc nhiên khi đọc đâu đó trên báo có một bạn trẻ từ bỏ vị trí một quản lý cấp cao với mức lương hàng ngàn USD để đi lập một công ty mà ban đầu chỉ có từ lỗ đến lỗ…, hay một bạn trẻ tốt nghiệp đại học loại khá, giỏi, không dưng lại chui về xứ "khỉ ho cò gáy" để làm nhân viên trong một khu cai nghiện. Đó là vì mỗi người đã chọn cho mình một chiến lược cuộc đời khác nhau. Xác định được mình muốn gì, mình là ai, mình đang như thế nào… sẽ là một bước đầu tiên thành công để bạn có thể lập cho mình một "chiến lược cuộc đời" phù hợp.

Thế nhưng, cho dù muốn trở thành ai và làm được gì đi nữa, mỗi người trong chúng ta cần có những bước chuẩn bị căn bản, nói như ông Giản Tư Trung, Giám đốc PACE: "Trái đất này là của chúng mình, thế giới phẳng đã gióng lên hồi chuông toàn cầu về sự vận động của thế giới, mọi người cần ý thức sâu sắc về nơi mình đang sống, vị trí mình đang đứng. Khoa học, công nghệ đang thu nhỏ thế giới lại, cơ hội đang đến với mỗi cá nhân chúng ta và chỉ còn phải nắm bắt lấy nó. Mỗi người phải chuẩn bị cho mình một nền tảng vững chắc như vốn ngoại ngữ, khả năng sử dụng công nghệ thông tin, trình độ tư duy tốt. Hãy bắt đầu ngay trước khi quá muộn".