Phát triển Web site về bản chất cũng là phát triển phần mềm, tuy nhiên môi trường khác nhau nên có các phương pháp làm việc khác nhau.

Một trong những vấn đề khiến dự án đổ bể là do không xác định được yêu cầu người sử dụng (User Requirements). Từ những thập niên 80, việc phát triển phần mềm thế nào để thành công là một vấn đề được bàn đến rất nhiều. Có quá nhiều lý thuyết, cách thức để dẫn một dự án phần mềm đến cái đích đã được đặt ra.

Về phía người cung cấp giải pháp phần mềm, điều chúng tôi quan tâm là Tài liệu mô tả hành vi bên ngoài của ứng dụng hay hệ thống con được định danh (có tên gọi khác là Đặc tả yêu cầu phần mềm - Software Requirement Specification). Nó cũng mô tả những yêu cầu phi chức năng, các ràng buộc thiết kế và những yếu tố cần thiết khác để cung cấp một mô tả đầy đủ, toàn diện về các yêu cầu cho phần mềm.

Để phân tích và xây dựng được Đặc tả yêu cầu phần mềm, những người làm công tác kinh doanh (với dự án nhỏ ở đây là Web site của các doanh nghiệp), phải lấy Yêu cầu của người sử dụng (User Requirements). Đây là một trong những việc mà khách hàng thấy được và được tham gia vào làm việc cùng. Mục tiêu nhằm xác định toàn bộ các yêu cầu nghiệp vụ (business requirements) rõ ràng của khách hàng, các nguyên tắc quản lý (business rules) và các ràng buộc khác đối với phần mềm.

Thực tế để áp dụng một quy trình chuẩn mực, đòi hỏi khách hàng phải có một mục tiêu, kế hoạch rõ ràng với Web site, có khả năng tài chính, và tinh thần làm việc hợp tác cao độ. Thông thường doanh nghiệp Việt Nam thường xây dựng các Brochureware hoặc Interactive Website, chi phí cho một dự án cỡ nhỏ áp dụng quy trình chuyên nghiệp cũng xấp xỉ ~$1000. Tuy nhiên khi sử dụng nguồn lực không chuyên nghiệp chi phí chỉ khoảng $29, theo giá thị trường đang chào. Tình huống đặt ra với doanh nghiệp là lấy giá rẻ để có một chất lượng tương xứng hay lấy giá đắt để có một chất lượng không biết có tương xứng.

Theo khảo sát mới nhất của SQC(www.squangcao.com), bài toán đau đầu nhất của các doanh nghiệp thiết kế Web nhỏ là đào tạo khách hàng. Như chúng tôi đã đề cập trong bài viết trước, khách hàng nhiều khi không bíêt họ cần gì, họ nên làm gì để dự án Web đi đến thành công; nhiều dự án đã sụp đổ khi khách hàng khi cao hứng lại thích thay đổi một cái gì đó trong dự án hay chậm trễ cung cấp thông tin hay chậm trễ thông qua một quyết định về chức năng hay phi chức năng của Web site hay chuyển sang đối tác khác khi thấy rẻ hơn. Chính vì vậy việc có một quy trình chuyên nghiệp, bản thân trong cuộc gặp mặt đầu tiên đã đào tạo khách hàng theo một cách mà doanh nghiệp thiết kế Web nghĩ hay đánh giá là mang lại thành công cho dự án. Bằng việc cung cấp và thoả thuận quy trình làm việc, quy định làm việc rõ ràng, cởi mở với khách hàng, hai bên đã xoá đi đa số những lo lắng, rủi ro khi bắt tay thực hiện dự án.

Có thể với những doanh nghiệp khác, quy trình theo chuẩn ISO, CMM sẽ khác, ở đây chúng tôi chỉ giới thiệu phương pháp xác định yêu cầu được áp dụng với các dự án nhỏ hơn 200 triệu. Với những dự án lớn hơn sẽ áp dụng phương pháp khác để tiết kiệm chi phí, nhân sự, thời gian thực hiện dự án và các rủi ro khác.

1. Các phương pháp thường dùng

    - Nghiên cứu các phần mềm đã có: đọc tài liệu, xem ứng dụng . . .
    - Thực hiện khảo sát/phỏng vấn: đi khảo sát, đặt câu hỏi . . .
    - Trao đổi ý tưởng (Brainstorming): kỹ thuật này dùng khi phải xác định yêu cầu cho một hệ thống mới. Nó được thực hiện bằng cách yêu cầu người sử dụng nói lên ý kiến, mong muốn của họ đối với hệ thống mới sẽ như thế nào. Bằng cách tập hợp và phân tích tất cả các ý kiến, ta có thể xác định được yêu cầu nào là quan trọng và phải được đưa vào hệ thống
    - Biểu đồ chuyển trạng thái (State transition diagram): Biểu đồ chuyển trạng thái là một biểu đồ mô phỏng các thao tác tuần tự trong một hệ thống bằng cách xác định trạng thái của hệ thống cùng các điều kiện và các thao tác để chyển giữa các trạng thái này.
    - Cây quyết định (Decision tree): Cây quyết định dùng để thể hiện một quyết định của hệ thống đối với một điều kiện nào đó
    - Bảng quyết định (Decision table): Bảng quyết định dùng để thể hiện một quyết định của hệ thống đối với một tập hợp các điều kiện.
    - Xây dựng Prototype: Prototype dùng để xây dựng trước một phần hệ thống phải xây dựng, do đó khách hàng, người sử dụng hoặc lập trình viên có thể hiểu rõ hơn về một vấn đề và giải pháp cho vấn đề đó. Mục đích chính của prototype là để thiết lập nên các yêu cầu.

2. Phân loại yêu cầu

    - Yêu cầu về chức năng nghiệp vụ (Functional requirement)
    - Yêu cầu về tốc độ xử lý của hệ thống (Performance requirement)
    - Yêu cầu về giao diện (mầu sắc, phím nóng, …) (Interface requirement)
    - Yêu cầu về vận hành (Operational requirement) như: khởi tạo hệ thống, đầu cuối ngày, backup và sao lưu dữ liệu
    - Yêu cầu về kiểm tra xác nhận (Verification requirement) . Ví dụ: mọi thanh toán phải qua xét duyệt của trưởng phòng, ngồi tại máy trạm khác,…
    - Yêu cầu về nghiệm thu (Acceptance-testing requirement ). Ví dụ: ứng dụng phải được test & chạy thử trong 2 tháng.
    - Yêu cầu về tài liệu (Documentation requirement). Người sử dụng có thể đưa ra các yêu cầu về mẫu mã các tài liệu sản phẩm
    - Yêu cầu về bảo mật dữ liệu (Security requirement): bảo mật và phân quyền đến chức năng hay đến dòng dữ liệu. Phân quyền theo nhóm hay theo người sử dụng. Yêu cầu đối với hệ thống về tần suất đổi mật khẩu,…
    - Yêu cầu về nâng cấp /chuyển đổi hệ thống khi thay đổi môi trường (cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình,…) (Portability requirement)
    - Yêu cầu về chất lượng và độ ổn định của ứng dụng (Quality requirement, Reliability requirement)
    - Yêu cầu dễ bảo hành đối với hệ thống (Maintainability requirement)
    - Yêu cầu về an toàn dữ liệu (Safety requirement)

Trên đây là các thông tin về phương pháp xác định yêu cầu và các loại yêu cầu thường có của một dự án Phần mềm, tuy nhiên với doanh nghiệp VN, ít khi chỉ cung cấp phần mềm. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, ở VN là cung cấp giải pháp kinh doanh thì đúng hơn, các dự án Web site thường chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ một giải pháp mà các doanh nghiệp thường yêu cầu. Họ cần làm sao làm sao có được 100 khách hàng bên Nhật sau 3 tháng với Web site có được, họ cần sau 6 tháng có 20 từ khoá nằm trong 20 kết quả tìm kíêm của Google Việt Nam, họ cần sau 6 tháng hoạt động doanh số tăng 5%, họ cần các doanh nghiệp Ả rập bíêt đến Web site và hàng quý có 5 đơn đặt hàng mua hàng triệu cái cốc pha lê,… hay chỉ đơn giản là trong 1 giây, người truy cập tìm được mặt hàng họ mong muốn trong Web site có 1000 mặt hàng, khách hàng vào Web site cứ 3 lần/ tuần đều như vắt chanh,…

Như vậy phương pháp xác định Yêu cầu của khách hàng lại phải nâng cấp lên và có nhiều điều cần bàn hơn. Trong phạm vi có thể chúng tôi không thể trình bày hết, các bạn có thể coi chúng tôi như một đơn vị tư vấn, topic này sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến các vấn đề, giao diện, Thương mại điện tử của doanh nghiệp các bạn đang gặp phải. Nếu các bạn không ngại đặt câu hỏi.